Chcesz otrzymywać najnowsze wiadomości
Wydarzenia
Czy biznes boi się pozbyć papieru?

Jak pokazują dane Iron Mountain Polska, zaledwie jeden bank potrafi przekazać w ciągu roku do archiwizacji średnio 12 500 pudeł papierowej dokumentacji, co odpowiada aż 31 milionom kartek papieru. Mimo wprowadzonych zmian legislacyjnych, które pozwalają na prowadzenie dokumentacji w wersji elektronicznej, sytuacja nie ulega poprawie. Co sprawia, że polski biznes tak kurczowo trzyma się papieru? Według ekspertów to ludzkie przyzwyczajenia wciąż wygrywają z postępem technologicznym.

Coraz bardziej zaawansowana digitalizacja i możliwości technologiczne w ostatnich latach wymusiły zmiany prawne w obrębie archiwizacji dokumentów. Z dniem 1 stycznia 2019 roku weszła w  życie nowelizacja Ustawy prawo pracy umożliwiająca m.in. skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych, a nawet pełną elektronizację, bez konieczności ich tworzenia w formie papierowej. Wszystko po to, aby ułatwić polskim firmom archiwizację dokumentów i korzystanie z nich bez zużywania miliardów kartek papieru. I chociaż globalnie produkcja papieru z roku na rok spada, to w Polsce, podobnie jak w całej Europie, utrzymuje się wciąż na stabilnym poziomie. Dlaczego?

Ten rok obfitował w duże ilości papierowej dokumentacji. Trafiły do nas setki tysięcy pudeł z dokumentami i patrząc jedynie z tej perspektywy, moglibyśmy wnioskować, że papieru na rynku przybywa. Jednak jeśli zagłębimy się w temat trochę bardziej, zauważymy, że dostaliśmy głównie dokumentacją archiwalną, dla której okres retencji jeszcze nie minął, a która została wytworzona w latach poprzednich. Główną przyczynę można upatrywać w mentalności ludzi oraz ich przywiązaniu do papierowej formy dokumentów. Czasem dochodzi do tak absurdalnych sytuacji, w których mimo wdrożenia dokumentacji elektronicznej, firmy odnotowują przyrosty w zużyciu papieru z powodu pracowników drukujących i archiwizujących dokumentację „na wszelki wypadek” – komentuje Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska.

Łatwiej zmienić prawo, niż ludzkie przyzwyczajenia

Dzisiejsza technologia pozwala nam pracować na skanach tradycyjnych wersji dokumentów, które są edytowalne. Cyfryzacja zasobów archiwum papierowego to oszczędność miejsca oraz przede wszystkim czasu (w obecnych realiach najbardziej deficytowego zasobu) potrzebnego na odszukanie odpowiedniego dokumentu. Pozwala ona firmom oszczędzić kapitał lub nawet generować zyski, dzięki koncentracji na realizowaniu celów strategicznych. Dostęp do skanów możliwy jest przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu z każdego miejsca, również poza organizacją. Dodatkowo na jednym skanie może pracować wiele osób, co niweluje konieczność duplikowania dokumentu. Cały proces jest także całkowicie zgodny z RODO. Mimo tych ułatwień w polskich firmach nadal preferowana jest praca na papierowej wersji dokumentu.

Poza widoczną chęcią digitalizacji zauważamy przywiązanie pracowników do dokumentów w papierowej wersji. Gros firm zamawia oryginały dokumentów, chociaż możemy udostępnić im skan. Taki papierowy dokument transportowany jest do biura klienta, często w sposób niekontrolowany jest tam wielokrotnie kopiowany (z posiadanych przez nas danych wynika, iż średnio jeden oryginał posiada dwie kopie), a następnie zwracany do Iron Mountain. Aż 30% takich dokumentów nie wraca do naszych magazynów, co oznacza, że zaginęły gdzieś w biurach klientów. Przypadki te pokazują, że dużo łatwiej jest zmienić nośnik, czy proces niż przyzwyczajenia ludzkie – uważa Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska.

Liczba udostępnianych dokumentów w wersji papierowej z roku na rok, zamiast maleć – rośnie. Iron Mountain, globalny ekspert w dziedzinie zarządzania informacją, oferuje swoim klientom usługę scan on demand (skanowanie na żądanie) , dzięki której mają oni możliwość zamówienia dokumentu w wersji elektronicznej. To nie tylko usprawnia proces biznesowy, ale także niweluje ryzyko zgubienia dokumentu oraz pozwala na pełną kontrolę nad dostępem do danych w nim zawartych. Jednak, jak pokazują wewnętrzne dane Iron Mountain Polska, pracownicy firm, chcąc przejrzeć dokument z archiwum, preferują zamówić jego wersję papierową z magazynu, zamiast skanu. Dla przykładu w 2018 roku pracownicy jednego z banków w Polsce zamówili do wglądu 40 milionów stron papierowych, a jedynie 82 tysiące stron zeskanowanych w formie elektronicznej. To prawie 500 krotnie więcej  udostępnień w formie papierowej w porównaniu ze skanami. Dostarczenie tradycyjnych dokumentów wiąże się także z dłuższym czasem oczekiwania (jest również nieekologiczne). Największym wyzwaniem w obszarze przejścia na dokumenty elektroniczne z papieru jest mentalność ludzi.

Dobrym przykładem jest współpraca naszej firmy z jednym z banków w Polsce. Naszym zadaniem było stworzenie Centralnego Archiwum Elektronicznego  – system stanowi  centralne repozytorium, które umożliwiało dostęp do wszystkich dokumentów w zakresie wszystkich procesów bankowych. Po kilku miesiącach korzystania z systemu przez bank zostaliśmy poproszeni o całościowe wyłączenie funkcji drukowania. Pracownicy, mimo odpowiedniego systemu oraz przeszkolenia, nadal preferowali pracę na papierowej wersji dokumentu. Dopiero takie działanie pozwoliło w pełni odczuć korzyści obejmujące poza wcześniej wspomnianymi również te związane z kosztem tonerów czy amortyzacją sprzętu biurowego – mówi Stefan Kotański, PMO Dyrektor w Iron Mountain Polska.

Sądy toną w papierach

Sytuacja wygląda podobnie w kwestii sądownictwa. Prawo, z pewnym opóźnieniem, wprowadziło możliwość traktowania elektronicznej wersji dokumentu jako potwierdzonego materiału dowodowego. Zezwala na to np. kodeks cywilny, który mówi, że każde źródło informacji może stanowić dowód w sprawie. Mimo wszystko sądy i tak proszą o papierowe wersje dokumentów. Dlaczego?

Jest to związane z różnicami pokoleniowymi. Ludzie starszej daty przyzwyczajeni są do pracy z papierową wersją dokumentów, co przekłada się również na administrację państwową. Mimo tego, że prawo umożliwia traktowanie elektronicznej wersji dokumentu jako potwierdzony materiał dowodowy, to sądy wciąż proszą o wersję papierową – mówi Stefan Kotański, PMO Dyrektor w Iron Mountain Polska.

Całkowita digitalizacja – utopia czy realna wizja?


Co pozostaje największym wyzwaniem w kwestii przejścia z dokumentacji papierowej na tę w wersji elektronicznej? Problemem nie jest technologia ani ustawodawstwo. Największe przywiązanie do papieru jest w ludziach. Dlatego to od pracowników należałoby zacząć pracę nad zmianami – szkolenia w zakresie nowych technologii, ale także pamięć, że przykład idzie z góry.

Niektóre z firm w Polsce za jeden ze strategicznych celów uznają cyfrową transformację zasobów informacji – mówi Sylwia Pyśkiewicz, Prezes Iron Mountain Polska. – Wśród nich znajdują się liderzy branż, których biznesowe decyzje są zauważane i komentowane przez rynek. Praktyki, które przynoszą wymierne i wieloaspektowe korzyści, implementowane przez największych w tym kraju mogą dawać dobry przykład i skłaniać inne przedsiębiorstwa do podążania za wyznaczanymi trendami – uważa Sylwia Pyśkiewicz.

Dobrym rozwiązaniem jest także outsourcing zarządzania danymi do firm wyspecjalizowanych w tej dziedzinie, dzięki którym praca na elektronicznych dokumentach będzie łatwiejsza. Dzięki takiemu posunięciu zapewnione jest bezpieczeństwo informacji firmowych, zdalny dostęp 24/7, pełne szyfrowanie danych, zabezpieczenie związane z ograniczeniami dostępu czy ewidencja dotycząca działań na dokumentach. Dodatkowo zaopiekują się również danymi w wersji papierowej, do których w razie konieczności, pracownicy będą mieli stały dostęp.

Źró∂ło: Iron Mountain Polska -  lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów.



dodano: 2020-01-21 06:36:16