Chcesz otrzymywać najnowsze wiadomości
Wydarzenia
Jak zoptymalizować zarządzanie informacją w firmie?

Zarządzanie przedsiębiorstwem jest procesem niezwykle złożonym. Składa się na nie ogromna liczba zależnych od siebie elementów, które ostatecznie mają warunkować sukces firmy. Poza określeniem wizji i celów, jakie mają zostać zrealizowane, niezwykle istotne jest także odpowiednie zarządzanie zadaniami oraz utrzymanie kontroli nad wszelkimi informacjami, jakie przetwarzane są w firmie – mówi Marcin Drzewiecki, Dyrektor Handlowy Iron Mountain Polska.

W związku z tym przedsiębiorstwa bardzo często delegują zarządzanie informacją zewnętrznym ekspertom, dysponującym zaawansowanym know-how oraz odpowiednimi narzędziami informatycznymi. Jak zatem w pracy przedsiębiorstwa może pomóc wdrożenie zaawansowanych platform ECM takich jak M-Files? Jakie będą tego efekty?

Zidentyfikować problem

Każdą strategiczną decyzję w przedsiębiorstwie należy podjąć, opierając się na odpowiedniej analizie własnych zasobów i potrzeb, a także określenia przestrzeni, które wymagają zoptymalizowania. Jednym z głównych problemów, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorstwa, są wszelkie działania związane z zarządzaniem dokumentacją. Wymogi prawne jasno określają sposoby przechowywania, czy dostęp do konkretnych dokumentów, zawierających np. dane osobowe pracowników. Wiele problemów przysparza także zarządzanie fakturami, czy kontraktami, a brak pełnej kontroli i terminowości w płatnościach, przekłada się bezpośrednio na straty firmy. Dzięki identyfikacji tych obszarów firma może przygotować listę potrzeb, które później przedstawi firmom zajmującym się zarządzaniem informacją.

Bardzo ważne z punktu widzenia wdrażania rozwiązań służących optymalizacji przepływu informacji w firmie jest przygotowanie opisów procesów związanych z dokumentacją – mówi Marcin Drzewiecki. – Mogą one dotyczyć m.in. zarządzenia fakturami, kontraktami, czy dokumentami pracowniczymi, które mogą zostać zdigitalizowane, aby później zasilić platformę ECM. Mając odpowiednią wiedzę w zakresie procedur przepływu informacji w firmie, jesteśmy w stanie zaproponować holistyczne rozwiązanie problemów, których istnienia klient mógł nie być świadomy. Może być to implementacja zaawansowanych platform, np. M-Files, a także przeprowadzenie audytu dokumentacji, czy ich digitalizacji – dodaje.

Eksperci M-Files wskazują także na konieczność określenia celów biznesowych, jakie mają zostać osiągnięte po wprowadzeniu określonej palety rozwiązań, a także zrozumienie zmian, jakie zajdą w organizacji, zarówno w ujęciu całościowym, jak i w kontekście pracowników.

Wzrost wydajności procesów biznesowych

Jednym z rozwiązań, jakie Iron Mountain proponuje swoim klientom, jest korzystanie ze wszystkich udogodnień oferowanych przez platformę M-Files. Jest to platforma z segmentu BPM, której działanie opiera się na efektywnym organizowaniu informacji i dokumentów, dzięki czemu są łatwe do odnajdywania i zarządzania nimi. Platforma wspiera dowolne procesy biznesowe, a jej połączenie z usługami Iron Mountain sprawia, że klient otrzymuje kompleksowe, nowoczesne i maksymalnie spersonalizowane narzędzia.

– Oprogramowanie tworzy zespół skorelowanych metadanych, które organizowane są na podstawie ich zawartości. Ze względu na ogromną liczbę możliwości jego wykorzystania, np. w zarządzaniu dokumentami HR-owymi, kontraktami, fakturami, umowami, czy nawet wnioskami urlopowymi i delegacjami, realnie wpływa na efekty biznesowe całego przedsiębiorstwa – tłumaczy Marcin Drzewiecki.

Według badań przeprowadzonych przez M-Files z usług ich platformy najczęściej korzystają przedsiębiorstwa z segmentu produkcji (18%), usług korporacyjnych (11%), usług finansowych (10%) oraz energetyki (7%), a więc firmy, które ze względu na charakter swojej działalności generują bardzo dużą liczbę dokumentów.

Szereg funkcjonalności oferowanych przez oprogramowanie M-Files w bezpośredni sposób przekłada się na biznesową efektywność działań podejmowanych przez przedsiębiorstwa. Badania przeprowadzone wśród klientów, wykorzystujących oprogramowanie M-Files jednoznacznie wskazały jego skuteczność w codziennych pracach. W przypadku jednej z firm budowlanych analogowy proces wyszukiwania faktur trwał nawet tydzień. Po digitalizacji i wprowadzenia faktur do platformy proces ten zajmuje obecnie…pół godziny. Użyteczność M-Files przejawia się także w momencie, w którym kilka osób musi pracować na jednym dokumencie (np. podczas podpisywania umów musi ona zostać sprawdzona przez Zarząd, dział prawny, czy dział finansów). Wykorzystując platformę, przepływ dokumentu w obrębie struktur firmy jest bardzo szybki, co wyraźnie skraca czas całego procesu nanoszenia wszelkich zmian lub uwag.

– Oprogramowanie ponadto pozwala także na ścisłą kontrolę nad treścią dokumentów, dzięki której pracownik jest w stanie w bardzo szybki sposób sprawdzić jego zgodność z obowiązującymi przepisami, zlecić jego archiwizację bądź zniszczenie. Pozwala to na zaoszczędzenie setek godzin prac audytowych, czy ryzyka zewnętrznej kontroli procedur związanych z zarządzeniem informacją wewnątrz firmy – komentuje Marcin Drzewiecki.

Sam proces wdrożenia M-Files wewnątrz organizacji jest bardzo krótki. Platforma została zaprojektowana w ten sposób, aby jej obsługa była maksymalnie intuicyjna.

– Opanowanie podstawowych funkcji, wykorzystywanych w codziennych pracach wymaga kilku godzin szkolenia – mówi Marcin Drzewiecki. – Poziom „zaawansowanego użytkownika” osiąga się natomiast po ok. 8 godzinach.

Z punktu widzenia przedsiębiorstwa najkorzystniejszym rozwiązaniem mającym za zadanie zmianę polityki dotyczącej zarządzania informacją wewnątrz firmy, jest zwrócenie się do ekspertów w tej dziedzinie. Dysponując wieloletnim doświadczeniem, firmy takie jak Iron Mountain mogą zwrócić uwagę na problemy, których ich klient nie jest w stanie samodzielnie zidentyfikować. Może się bowiem okazać, iż poza wprowadzeniem rozwiązań informatycznych, konieczne będą także inne narzędzia, służące zoptymalizowaniu wszelkich procesów związanych z zarządzaniem informacją.


Źródło: Iron Mountain Polska - firma specjalizuje się w zarządzaniu informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów.


dodano: 2019-09-11 07:04:16