Chcesz otrzymywać najnowsze wiadomości
Wydarzenia
Jak zorganizować efektywny home office?

Na pytanie odpowiada Anna Wójcik, Head of Customer Success and Operations w Talentuno Polska.

Jest wiele czynników które sprawiają, że praca wykonywana z domu staje się efektywniejsza: bardzo duży wpływ na jakość wykonywania zadań mają takie czynniki jak odpowiedni plan działania, dyscyplina czy przestrzeganie codziennych nawyków. Szczególnie w obecnej sytuacji, kiedy coraz więcej firm, decyduje się na pracę zdalną.

Jak zatem sprawić, aby wykonywanie obowiązków w trybie home office było efektywne?

Bardzo ważnym czynnikiem jest nasze nastawienie do wykonywanej pracy zdalnej oraz do współpracowników, z którymi będziemy w tym czasie utrzymywać częsty kontakt. Proste wiadomości warto przekazać e-mailowo lub poprzez czat np. Slack czy Google Hangouts. Im bardziej sprawa jest złożona, niejasna lub potencjalnie konfliktowa, należy korzystać z telefonu. Ważne decyzje wymagające konsensusu lub burzę mózgów najlepiej przeprowadzić podczas wideokonferencji.

Nasze miejsce pracy powinno sprzyjać motywacji do działania. Należy ograniczyć czynniki, które mogą rozpraszać nas w realizacji zadań. Warto zadbać o komfort i otoczenie, w którym na wyciągnięcie ręki powinny znajdować się rzeczy ułatwiające wykonywanie obowiązków zawodowych, takie jak notatnik czy kalendarz. Ważne w utrzymaniu efektywności home office jest poinformowanie naszych współlokatorów lub rodziny, z którą mieszkamy, o tym, że będziemy pracować zdalnie. Dobrze jest na bieżąco przedstawiać tym osobom szczegółowe godziny, w których zależałoby nam na koncentracji i skupieniu się na pracy. Warto również trzymać się ustalonych godzin pracy. W obecnej sytuacji wielu pracodawców zaleca pracownikom realizację obowiązków w tym samym czasie, w których pracują na co dzień. Kiedy jednak takiego polecenia nie ma, warto zorganizować to samemu. Dobrym rozwiązaniem jest rozsądne planowanie czasu na pracę i czasu poświęconego na przerwę. Dobrze sprawdza się tu tzw. Metoda Pomodoro, czyli system wykorzystujący krótki budzik do podziału pracy na 25-minutowe sekcje pracy – tzw. pomodori – i 5-minutowe sekcje przerw. Metodę tę można modyfikować, w zależności od charakteru pracy i własnych preferencji. Proporcje czasu pracy do czasu przerwy muszą być jednak zbalansowane. Podczas planowania zadań warto jest ustalić ich priorytet i deadliny, dzięki czemu z łatwością będzie można ustalić, które z nich należy wykonać w pierwszej kolejności.

Utrzymanie efektywności pracy zdalnej na stałym poziomie to problem nie tylko z punktu widzenia pracownika, ale również pracodawcy. Team Leader ma duży wpływ na to, w jaki sposób członkowie zespołu wykonują swoje obowiązki. W tym trudnym czasie powinien on kierować się następującymi zasadami: w sytuacji kryzysowego home office dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie określonych godzin wykonywania służbowych obowiązków oraz prośba o informację na temat ewentualnej nieresponsywności pracownika w tym czasie. W tym trudnym okresie należy także uszanować fakt, że w sytuacji zaostrzonej kwarantanny dla wielu pracowników priorytetem nie musi być praca, lecz bezpieczeństwo i zdrowie własne oraz ich najbliższych. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, należy umożliwić im podziału czasu na pracę oraz życie prywatne także w ciągu dnia, w godzinach, w których zazwyczaj przebywają w biurze. Takie ustalenia są formą wsparcia w zaistniałej sytuacji, która dla wszystkich jest trudna.

Dużą wartość ma utrzymanie stałego kontaktu z zespołem, a także priorytetyzowanie zadań, czy nadawanie dynamiki pracy. Dobrym rozwiązaniem są krótkie, poranne “zdzwonki”, które mogą zmotywować zespół do działania. Dzisiejsza technologia umożliwia różne możliwości komunikacji poprzez wideokonferencje. Dobrze jest też wprowadzić nawyk codziennego lub cotygodniowego podsumowania pracy wewnątrz zespołu, podczas którego pracownicy będą mogli poinformować nie tylko o efektach pracy wybranych dni lub tygodni, ale też podzielić się tym, co sprawiło im w tym czasie problem. Należy utrzymywać kontakt z pracownikami i motywować ich do dalszej pracy przez zrozumienie i docenienie ich wysiłków w tym, niełatwym także i dla nich, czasie. Ważne jest jednak, aby pracownicy nie czuli się przytłoczeni spotkaniami wideo, ale mieli poczucie przynależności do zespołu i świadomości zadań na dany dzień. Krótkoterminowe ustalanie celów jest kluczowe w okresie kryzysu.

Jeżeli system pracy zdalnej przedłuży się, dobrym rozwiązaniem jest również motywacja zespołu poprzez różnego rodzaju szkolenia online. Jako Talentuno jesteśmy świadomi, jak ważne są one w budowaniu efektywności, dlatego oferujemy naszym rekruterom i MatchMakerom liczne opcje poszerzania wiedzy z zakresu rekrutacji, jak również mamy elastyczne podejście w kwestii czasu i miejsca pracy, dlatego jak nikt jesteśmy świadomi potencjału drzemiącego w efektywnej pracy zdalnej. Wiele raportów podkreśla w tym aspekcie również olbrzymią wagę zaufania w relacji pracodawca – pracownik. Dobrym sposobem na opracowanie planu działań w czasie kryzysowego home office jest też przygotowanie grafiku, według którego pracownicy będą mogli planować swoje zadania podczas okresu pracy zdalnej. Narzędzia oferowane przez współczesne technologie pozwalają umieścić tego typu harmonogramy na różnych platformach internetowych, dzięki czemu każdy może modyfikować je w dowolnej chwili, w zależności od potrzeb. Z pomocą przychodzi tutaj Trello czy Google docs gdzie wszyscy pracownicy mogą śledzić podział zadań, terminy wykonania.

Jeżeli pracownicy na co dzień korzystają z nośników zewnętrznych, warto zadbać także o to, aby mieli do nich zdalny dostęp. Jeśli nie jest to możliwe, pracodawca powinien poinformować o tym oraz zasugerować skopiowanie potrzebnych dokumentów na twardy dysk komputera.

Obecna sytuacja jest tak samo trudna dla pracodawców, jak i pracowników. Warto jednak zachować zimną krew i zadbać o dobrą organizację pracy szczególnie teraz, aby zespół wyszedł z kryzysu mocniejszy i bardziej zżyty niż przed nim. 


Anna Wójcik - Head of Customer Success and Operations w Talentuno Polska


dodano: 2020-03-31 06:29:06