Chcesz otrzymywać najnowsze wiadomości
Wydarzenia
HR bez papieru?


Chociaż brzmi to niemal niewiarygodnie, ale aż dwa miliony formularzy personalnych składowała w swoim archiwum jedna z globalnych firm. Zmiany w przepisach umożliwiające digitalizację tego rodzaju dokumentów, które weszły w życie 1 stycznia 2019 roku, zapoczątkowały erę cyfryzacji w działach HR. Dzięki temu wiele organizacji zdigitalizowało dokumenty papierowe dotyczące ich pracowników – mówi  Michał Piętka z EY Polska, EYnovation Leader.


O tym, czym jest eTeczka, opowiedzieli w ramach kolejnego odcinka EY Startup Talk Gabriela Wróbel, dyrektor ds. wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych w Grupie Veolia oraz Kamil Dubaniowski, konsultant w firmie technologicznej Astrafox.

Rocznie w Polsce produkuje się ok. 300 milionów ton papieru w formie różnego rodzaju dokumentacji, która wciąż jest powszechna m.in. w obszarze administracji  oraz codziennej pracy zespołów HR. Przepastne archiwa wielu firm są pełne formularzy, umów o pracę, wniosków urlopowych i raportów. Dopiero  2019 r. przyniósł ze sobą przełomowe zmiany w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej. Jej przechowywanie w tradycyjnej formie wiązało się dotąd nie tylko z wieloma wyzwaniami, ale generowało również spory koszt. Cyfryzacja wszelkich zasobów, wchodzących w skład teczki pracowniczej, stała się faktem.

Rynek dostawców technologii oferuje coraz więcej zaawansowanych rozwiązań informatycznych, które umożliwiają daleko posuniętą transformację. Jej głównym celem jest zwiększenie efektywności przedsiębiorstw i ułatwienie życia pracownikom. Digitalizacja dokumentacji zapewnia pełną dostępność dokumentacji dla pracownika „od ręki”, możliwość samodzielnego wglądu w dane oraz przyczynia się do wzrostu bezpieczeństwa, na które ustawodawca położył szczególny nacisk.

Jednym z takich rozwiązań jest eTeczka, która pozwala przechowywać dokumentację pracowniczą w jednym, łatwo dostępnym, a jednocześnie bezpiecznym miejscu. To nie tylko wygoda dla działów HR, ale również dla pracowników, którzy zyskują dzięki temu możliwość nieograniczonego dostępu do swoich danych i dokumentów. To jeden z tych elementów, który wprost przekłada się na satysfakcję pracowników, a jednocześnie stanowi obszar, który w istotny sposób redukuje koszty ponoszone przez firmy. Wiąże się również z oszczędnością czasu, który musi zostać poświęcony na obsługę tego typu procesów oraz pieniędzy wydawanych dotychczas na wynajem dodatkowych przestrzeni przeznaczonych do przechowywania dokumentacji w sposób, który spełnia wymogi bezpieczeństwa.

Coraz więcej przedsiębiorstw w Polsce decyduje się na digitalizację tego obszaru swojej działalności. Do grona innowatorów zalicza się z pewnością Grupa Veolia, dla której „wdrożenie eTeczki umożliwiło wypracowanie nowego standardu obsługi kadrowej, który został przyjęty dla całej Grupy w oparciu o pewne zasady, założenia i wytyczne” – wyjaśnia Gabriela Wróbel, dyrektor ds. wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych. „Pomogło nam to wystandaryzować sposób obsługi, w związku z czym efektywnie pracujemy dla wszystkich organizacji, które wchodzą w skład całej Grupy” – dodaje.

W zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz jego potrzeb, wdrożenie eTeczki może zająć od 2-3 tygodni do nawet kilku miesięcy. Wszystko zależy od ilości posiadanych dokumentów oraz wielkości zespołów pracowniczych: „Jedną z olbrzymich zalet eTeczki  jest to, że z łatwością można dostosować ją do zmian zachodzących w przedsiębiorstwie, ale również poza nim” – mówił w trakcie podcastu Kamil Dubaniowski, konsultant w firmie technologicznej Astrafox.

E-Teczka to narzędzie, które ma szansę zmienić oblicze branży HR. Cyfrowa rewolucja w działach personalnych to również działania prowadzone w ramach zrównoważonego rozwoju, których celem jest zmniejszenie negatywnego wpływu na środowisko. Trend paperless już od kilku lat jest mocno widoczny we wszystkich branżach. eTeczka natomiast jest kolejnym etapem prowadzącym do wprowadzenia całkowitej cyfryzacji i usprawniania procesów, które pozwolą na efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstw.

Michał Piętka - EY Polska, EYnovation Leader


dodano: 2022-05-20 07:21:17